[Auteur: #NIPlab | Donald Goedheid]
Momenteel wordt er stevig gesleuteld aan het nieuwe Incident & Crisis Management Systeem (icmsystem.be), wat het nieuwe nationaal platform wordt voor het beheer van noodsituaties. Omdat ieder systeem zijn beperkingen heeft werkt het #NIPlab al sinds 2013 met een alternatief logboek als ondersteunende tool. Dit logboek heeft niet de bedoeling om bestaande systemen te vervangen maar wel om deze aan te vullen. Het alternatief logboek of Back Office Logbook (BOL) werd reeds meermaals ingezet tijdens een crisissituatie en bij een preventieve CP-Ops.
Momenteel wordt er stevig gesleuteld aan het nieuwe Incident & Crisis Management Systeem (icmsystem.be), wat het nieuwe nationaal platform wordt voor het beheer van noodsituaties. Omdat ieder systeem zijn beperkingen heeft werkt het #NIPlab al sinds 2013 met een alternatief logboek als ondersteunende tool. Dit logboek heeft niet de bedoeling om bestaande systemen te vervangen maar wel om deze aan te vullen. Het alternatief logboek of Back Office Logbook (BOL) werd reeds meermaals ingezet tijdens een crisissituatie en bij een preventieve CP-Ops.
Doel van het alternatieve logboek:
Initieel werd het alternatieve logboek uitgewerkt in een periode waar het toenmalige OSR regelmatig niet beschikbaar bleek te zijn wegens technische problemen. Het #NIPlab wilde garanderen dat bij een crisis op hun grondgebied er te allen tijde een manier zou zijn om informatie te delen.
Al snel werd het logboek ook ingezet tijdens evenementen waarbij een preventieve CP-Ops opgericht werd. Immers niet voor ieder evenement wordt een officieel logboek op het overheidsportaal OSR/LIVE geopend. Nochtans geeft het werken met een preventief geopend logboek de gebruikers een ideale oefenomgeving om met de tools te oefenen die in crisistijd een belangrijke ondersteuning kunnen bieden.
Een bijkomende beperking van het inzetten van het overheidsportaal en –logboek is dat de organisator van een evenement hierbij niet betrokken wordt, omdat deze hiervoor geen login heeft. In een veranderende maatschappij waar de evolutie is ingezet van “goverment” (waar de overheid alles in handen heeft) naar “governance” (waar privé en overheid samenwerken en elkaar aanvullen) zal een open communicatie en informatiedeling tussen overheid & organisator steeds in belang toenemen. De overheid heeft per slot van rekening niet de capaciteit om alle evenementen en festivals zelf volledig te beheersen en controleren. Dat is ook niet haar taak. De organisator zal hier zijn verantwoordelijkheid moeten opnemen. Een goede uitwisseling van informatie tussen organisator en overheid zal dus enkel in belang toenemen. Een alternatief logboek, dat losgekoppeld is van een overheidsdatabank, biedt hierop een antwoord.
Daar waar geen preventief overheidslogboek geopend wordt kan gekozen worden om het alternatieve logboek in te zetten.
Google sheet als tool:
De positieve ervaringen die het #NIPlab reeds opdeed met Google Drive inspireerde om hiermee verder te experimenteren. Ook merken we dat Brandweerzone Antwerpen eveneens gebruik maakt van deze bijkomende ondersteuningstool, bijvoorbeeld bij langdurige incidenten, om de overdracht van informatie overzichtelijk te organiseren.
Al snel werd dus een alternatief logboek opgemaakt in Google Sheets. Deze tool geeft de mogelijkheid om het document in real time te delen met verschillende gebruikers. Gebruikers kunnen snel uitgenodigd en toegevoegd worden indien nodig. Niet enkel delen van de sheet met meerdere lezers is mogelijk maar ook samen in hetzelfde document werken gaat zeer vlot.
Bovendien zijn de functionaliteiten quasi identiek aan die van MS Exel. Iedereen is dus vertrouwd met de werking waardoor snel samengewerkt kan worden.
Voordelen van het alternatief logboek:
Bij het inzetten van het alternatief logboek kwamen al snel enkele voordelen naar voor:
- Bij sommige crisissen wordt getalmd om op te schalen en/of een overheidslogboek te openen, terwijl er in het eerste uur van een incident reeds zeer veel cruciale info beschikbaar is via oa radioberichten, sitreps, beelden via de media… In afwachting van het openen van het “officiële” logboek kan deze info reeds gebundeld worden op 1 plek waar de “progressieve” actoren meteen een overzicht krijgen.
Een concrete toepassing van efficiënt bundelen van info is bijvoorbeeld tijdens het aanrijden van de coördinator noodplanning. Hij of zij kan tijdens het rijden niets noteren. Als tijdens het aanrijden een collega alle nuttige informatie verzamelt in een logboek heeft de coördinator noodplanning meteen een goed overzicht wanneer deze ter plaatse operationeel is. - Het delen van een officieel overheidslogboek met een evenementen organisator tijdens een preventief opgerichte CP-Ops is praktisch zelden haalbaar, al was het maar omdat deze organisator geen login en/of toestemming heeft om dit portaal te gebruiken. Het alternatief logboek kan perfect gedeeld worden met organisatoren van evenementen. Er wordt immers enkel toegang verleend tot het logboek van het betreffende evenement en niet tot het hele platform met overheidsdatabase.
- Door gebruik te maken van verschillende tabbladen kan een alternatief logboek ook een leidraad worden met geheugensteuntjes en checklists bij een crisis. De bijkomende tabbladen kunnen op maat van de eigen noden worden ingevuld. Enkele tabbladen die het #NIPlab toevoegde zijn:
- “SocialMedia” om de belangrijkste berichten en links op de media te bundelen, bv foto’s die de beeldvorming kunnen ondersteunen
- “Nuttige links” met handige websites voor de noodplanning
- “Interne bemerkingen” om aandachtspunten naar evaluatie en/of toekomstige incidentenbestrijding te noteren
Voorbeelden van gebruik:
Het alternatief logboek werd reeds een aantal keer ingezet, zowel tijdens reële crisissen als tijdens een oefening of preventief opgerichte CP-Ops.
Tijdens incidenten:
- 2014: bommelding in parkeergarage te Lier
- 2015: gekantelde tankwagen te Mechelen
Tijdens oefeningen:
- 2014: Oefening activatie afschakelplan te Kontich
- 2015: Oefening Anton te Mechelen
Preventieve CP-Ops, gedeeld met organisator:
- 2014: 25 jaar VTM te Nieuwpoort
- 2014: Herdenking ’14-’18 te Nieuwpoort
- 2016: Graspop festival te Dessel
- 2016: Opening RIO House te Oostende
- 2016: Opnames VTM van 2 Meisjes op het strand te Oostende
Besluit:
Een eenvoudig back up systeem om informatie te delen maakt deel uit van de voorbereiding op een crisis. Het inzetten van de tool bij oefeningen en bij een preventief opgerichte CP-Ops geeft de gelegenheid om extra te oefenen.
Waar het alternatief logboek initieel opgezet werd om pannes bij het overheidsportaal op te vangen is het belangrijkste argument momenteel het snel kunnen bundelen van beschikbare informatie wanneer opschaling en het openen van het officieel logboek op zich laat wachten. Verder is het delen van informatie tussen organisator en overheid een absolute meerwaarde gebleken.
Een eenvoudig back up systeem om informatie te delen maakt deel uit van de voorbereiding op een crisis. Het inzetten van de tool bij oefeningen en bij een preventief opgerichte CP-Ops geeft de gelegenheid om extra te oefenen.
Waar het alternatief logboek initieel opgezet werd om pannes bij het overheidsportaal op te vangen is het belangrijkste argument momenteel het snel kunnen bundelen van beschikbare informatie wanneer opschaling en het openen van het officieel logboek op zich laat wachten. Verder is het delen van informatie tussen organisator en overheid een absolute meerwaarde gebleken.