[Auteur: #NIPlab | Donald Goedheid]
De ambtenaar noodplanning kan ieder moment van de dag of nacht opgeroepen worden wanneer er zich in de gemeente een incident voordoet (KB 16/02/2006 betreffende de nood- en interventieplanning, Art 21 §2 & NPU-1 hfdstk V. B.). Bij het begin van een crisis is de beschikbare informatie onvolledig. Iedere minuut lopen er nieuwe feiten (of veronderstellingen of vermoedens) binnen. Het verwerken van al deze losse data tot bruikbare informatie is één van de vele uitdagingen van de ambtenaar noodplanning op dat moment in de crisis.
Een instrument om deze binnenstromende losse data snel te ordenen tot bruikbare informatie zal een belangrijke bijdrage leveren aan goede onderbouwde beslissingen. Een tool die hieraan kan bijdragen is een grondig overdachte “SitRep-sheet” op maat van de noden van de ambtenaar noodplanning.
Een instrument om deze binnenstromende losse data snel te ordenen tot bruikbare informatie zal een belangrijke bijdrage leveren aan goede onderbouwde beslissingen. Een tool die hieraan kan bijdragen is een grondig overdachte “SitRep-sheet” op maat van de noden van de ambtenaar noodplanning.
De uitdrukking "SitRep" komt uit de samenvoeging van het Engelse Situation Report, of in het Nederlands Situatie Rapport. Om tot een praktisch bruikbare SitRep-sheet te komen is het niet onbelangrijk om de basis van information management te begrijpen. Zonder hier een opleiding informatiemanagement te presenteren maakt onderstaande grafiek, van een klassieke methode voor dataverwerking, duidelijk dat hoe sneller de losse puzzelstukjes verwerkt worden tot geordende informatie, hoe sneller men zal komen tot goede en juiste beslissingen.
De hierna voorgestelde SitRep-sheet zal voornamelijk een instrument zijn om tegemoet te komen aan de onderste 2 lagen van de piramide: het ordenen van losse data tot overzichtelijke informatie waaruit een juiste beeldvorming kan vloeien.
Vlak na de oproep, in kader van een incident, zijn er naast het informatiemanagement nog andere taken die uitgevoerd moeten worden. Alarmeren van gemeentelijke actoren en een fysieke verplaatsing naar de plaats van het incident of naar het coördinatie comité, zorgen er al meteen voor dat de ambtenaar noodplanning niet onmiddellijk over complexe- of over informatica tools kan beschikken.
De steeds werkende methode van potlood en papier zal bijgevolg een bedrijfszeker instrument zijn om binnenlopende data te capteren. Een blanco blad papier om notities te maken is alom aanwezig en dus snel inzetbaar. Het nadeel van een blanco blad is dat het ordenen van de data minder overzichtelijk verloopt en dat bepaalde data mogelijk minder aandacht zullen krijgen. Daarom is een vooraf weloverwogen indeling van dit blad papier bijna noodzakelijk om data snel te ordenen en zo een snelle beeldvorming van het incident te verkrijgen.
Het neerschrijven van data kan bijvoorbeeld onmiddellijk na de oproep, of voor het vertrek naar het incident of coördinatie comité, of tijdens het wachten voor een rood verkeerslicht bij het aanrijden.
Opbouw SitRep-sheet:
De vorm van een SitRep-sheet zal zeer gebonden zijn aan de noden van de gebruiker. Een SitRep-sheet voor een disciplineverantwoordelijke zal er een stuk anders uitzien dan die voor de ambtenaar noodplanning. Dit komt omdat de focus van een disciplineverantwoordelijke in de eerste plaats monodisciplinair en bronbestrijdingsgericht zal zijn. De corebusiness van de ambtenaar noodplanning zit echter niet in de bronbestrijding maar in de zorg voor het effect- & inpakt gebied. Bovendien kijkt een goed opgeleide ambtenaar noodplanning met een multidisciplinaire blik naar een incident. Hierdoor zal de SitRep-sheet voor de ambtenaar noodplanning multidisciplinair opgevat zijn.
De vorm van een SitRep-sheet zal zeer gebonden zijn aan de noden van de gebruiker. Een SitRep-sheet voor een disciplineverantwoordelijke zal er een stuk anders uitzien dan die voor de ambtenaar noodplanning. Dit komt omdat de focus van een disciplineverantwoordelijke in de eerste plaats monodisciplinair en bronbestrijdingsgericht zal zijn. De corebusiness van de ambtenaar noodplanning zit echter niet in de bronbestrijding maar in de zorg voor het effect- & inpakt gebied. Bovendien kijkt een goed opgeleide ambtenaar noodplanning met een multidisciplinaire blik naar een incident. Hierdoor zal de SitRep-sheet voor de ambtenaar noodplanning multidisciplinair opgevat zijn.
Foto 1 links: Sitrep document in zakformaat Bron: Tom Bresseleers (NPA Schoten), 2013
Foto 2 midden: Werkmap DIR-CP-Ops Bron: Brandweer Antwerpen, Bert Brugghemans, 2014
Foto 3 rechts: Geheugensteun als onderlegger PCC. Bron: Provinciale dienst noodplanning Limburg, Joke Claesen, 2015
Foto 2 midden: Werkmap DIR-CP-Ops Bron: Brandweer Antwerpen, Bert Brugghemans, 2014
Foto 3 rechts: Geheugensteun als onderlegger PCC. Bron: Provinciale dienst noodplanning Limburg, Joke Claesen, 2015
De hier voorgestelde SitRep-sheet is een combinatie van verschillende modellen die reeds gebruikt worden door de disciplines of door collega’s. Het spreek voor zich dat heel wat items gelijk zullen zijn voor zowel mono- als multidisciplinair gebruik. Daarom werd er voor alle disciplines én voor de noodplanning plaats voorzien op de sheet.
Er werd gekozen voor een A3 formaat dat in het midden dubbel geplooid wordt. Het werken met een redelijk groot formaat heeft als voordeel dat er veel data op verwerkt kunnen worden. Nadeel is dan weer dat dit niet in bijvoorbeeld een portefeuille past. De oplossing om dit grote formaat praktisch te gebruiken is het op een schrijfbord bevestigen.
De plaats om de SitRep-sheet te bewaren zal afhangen van heel wat persoonsgebonden factoren. Gebeurt een verplaatsing na een oproep met de wagen, dan kan het schrijfbord best daar bewaard worden. Bij voorkeur op een permanent bereikbare plaats. Wanneer de verplaatsing te voet of met de fiets gebeurt, dan zal een gepaste rugzak, laptop- of andere tas een oplossing bieden.
Foto 5 & 6: stand-by houden SitRep-sheet op bereikbare plaats in functie van persoonlijke noden
Foto 7: multidisciplinaire SitRep-sheet voor gebruik vanuit noodplanning
Het linker luik bevat, naast een vak voor algemene incident data, een aantal velden waarin de eerste data met betrekking tot de 5 disciplines een plaats kunnen krijgen én waar ook een vak is voorzien voor de noodplanning. De keuze van deze vakken kwam tot stand door te vergelijken met wat anderen reeds gebruiken én door ermee aan de slag te gaan op oefeningen en effectieve incidenten.
Het rechterluik, dat standaard naar achteren is geplooid, bestaat uit een leeg ruitjesblad. Dit luik is voorzien om een schets te maken van de situatie. Dit is meestal pas mogelijk na het ter plaatsen gaan. Deze schets kan gemaakt worden door een collega ambtenaar noodplanning, die op het terrein gestuurd wordt, of een disciplineverantwoordelijke. Een schets van de situatie kan een belangrijke ondersteuning vormen voor de beeldvorming in het coördinatie comité én voor de communicatie tussen terrein en beleidsniveau. De schets kan met behulp van de moderne mobiele technologie doorgestuurd worden (smartphone of tablet).
Het rechterluik, dat standaard naar achteren is geplooid, bestaat uit een leeg ruitjesblad. Dit luik is voorzien om een schets te maken van de situatie. Dit is meestal pas mogelijk na het ter plaatsen gaan. Deze schets kan gemaakt worden door een collega ambtenaar noodplanning, die op het terrein gestuurd wordt, of een disciplineverantwoordelijke. Een schets van de situatie kan een belangrijke ondersteuning vormen voor de beeldvorming in het coördinatie comité én voor de communicatie tussen terrein en beleidsniveau. De schets kan met behulp van de moderne mobiele technologie doorgestuurd worden (smartphone of tablet).
Door de SitRep-sheet op een schrijfbord vast te klippen is dit quasi altijd en overal bruikbaar. Enkel bij neerslag werkt dit moeilijk tot niet.
Binnenkomende data kunnen dus meteen in het vak van een discipline genoteerd worden of in het algemeen vak. Zo krijgen de puzzelstukjes, die ongecontroleerd binnenstromen in het eerste uur, meteen een bepaalde orde. Vanuit die orde worden de losse puzzelstukjes overzichtelijk en zal een update geven aan een collega of aan het coördinatie comité veel sneller kunnen gaan.
Door de ervaring tijdens reële incidenten en oefeningen blijkt dat de SitRep-sheet in het eerst uur, nog voor een georganiseerd CP-Ops overleg mogelijk is, vaak het enige snel inzetbare instrument is. Indien er opeenvolgende motorkap overlegmomenten zijn, kan er gekozen worden om per overleg een andere kleur van pen te gebruiken of per overleg een nieuwe sheet te gebruiken. Nadeel van deze laatste keuze is dat de info uit een vorig overleg ofwel overgeschreven moet worden ofwel dat deze (tijdelijk) verloren gaat. Daarom is de SitRep-sheet een tool om voornamelijk te gebruiken in het eerste uur na het incident maar om te vervangen door andere tools wanneer gestructureerd overleg is opgestart (CP-Ops of coördinatie comité). Een whiteboard of een digitaal logboek zijn op dat moment van de crisis betere instrumenten, voornamelijk omdat ze door meerdere personen gelijktijdig gevolgd kunnen worden (zie ook Blog onderwerp rond gebruik whiteboard).
Besluit
Om als ambtenaar noodplanning snel een goede multidisciplinaire beeldvorming te kunnen maken van een incident, zal het gebruik van een aangepaste tool een belangrijke ondersteuning zijn. Wanneer deze tool ervoor zorgt dat onvolledige data meteen geordend kunnen worden zal dit een update naar collega’s of coördinatie comité aanzienlijk vergemakkelijken en versnellen. Hierdoor is een juiste beeldvorming door de betrokken actoren mogelijk waardoor de genomen beslissingen om het incident te bestrijden efficiënter genomen kunnen worden. Hierdoor zal de terugkeer naar een genormaliseerde situatie vlotter kunnen verlopen.
Om als ambtenaar noodplanning snel een goede multidisciplinaire beeldvorming te kunnen maken van een incident, zal het gebruik van een aangepaste tool een belangrijke ondersteuning zijn. Wanneer deze tool ervoor zorgt dat onvolledige data meteen geordend kunnen worden zal dit een update naar collega’s of coördinatie comité aanzienlijk vergemakkelijken en versnellen. Hierdoor is een juiste beeldvorming door de betrokken actoren mogelijk waardoor de genomen beslissingen om het incident te bestrijden efficiënter genomen kunnen worden. Hierdoor zal de terugkeer naar een genormaliseerde situatie vlotter kunnen verlopen.