[Auteur: #NIPlab | Peter Naveau]
Het gebruik van een statusbord om informatie overzichtelijk te maken, raakt steeds meer ingeburgerd.
De mogelijke indeling van een statusbord werd al eens besproken in onze blog "Het whiteboard als tool bij een crisissituatie", waar dit vooral zijn toepassing vond op een whiteboard als drager
De ervaring leert ons dat je een crisis meestal start met podlood (kan tegen vocht!) en papier en dat er, in tweede instantie, niet altijd een voldoende groot whiteboard aanwezig is.
Hieruit ontstond het idee om een papieren statusbord te maken, maar dan wel eentje dat kan “meeleven” tijdens een incident: het dynamische statusbord.
De voorbereiding
We beschouwen de drie kolommen van het statusbord als afzonderlijke elementen die je in de loop van een incident gemakkelijk kan “omslaan”. En dit is dan ook letterlijk te nemen.
Je drukt x-aantal exemplaren af van je statusbord, bindt deze samen tot een boekje en dan snij je de kolommen los van elkaar met een breekmes.
Het gebruik van een statusbord om informatie overzichtelijk te maken, raakt steeds meer ingeburgerd.
De mogelijke indeling van een statusbord werd al eens besproken in onze blog "Het whiteboard als tool bij een crisissituatie", waar dit vooral zijn toepassing vond op een whiteboard als drager
De ervaring leert ons dat je een crisis meestal start met podlood (kan tegen vocht!) en papier en dat er, in tweede instantie, niet altijd een voldoende groot whiteboard aanwezig is.
Hieruit ontstond het idee om een papieren statusbord te maken, maar dan wel eentje dat kan “meeleven” tijdens een incident: het dynamische statusbord.
De voorbereiding
We beschouwen de drie kolommen van het statusbord als afzonderlijke elementen die je in de loop van een incident gemakkelijk kan “omslaan”. En dit is dan ook letterlijk te nemen.
Je drukt x-aantal exemplaren af van je statusbord, bindt deze samen tot een boekje en dan snij je de kolommen los van elkaar met een breekmes.
Werkwijze
Bij de start van een incident zal je de kolom Feiten invullen en bij plaatsgebrek ga je op de volgende pagina verder. Het is een redelijk statische kolom want eens de feiten bekend zijn, zullen deze niet veel meer veranderen of aangevuld dienen te worden.
Voor de kolom Beslissingen noteer je de beslissingen per vergadercyclus op een ander blaadje. Bovenaan zet je over welke overlegmoment het gaat (uur). Op deze manier weet je perfect op welke vergadering welke beslissing is genomen.
De laatste kolom, Vragen/To Do, kan doorlopend over de vergaderingen heen worden aangevuld. Telkens er een nieuw overleg start, doorloop je deze kolom van begin af aan. Je schrapt de afgehandelde zaken en zet deze, indien nodig, bij beslissingen.
Bij het einde van een incident scheur je alle gebruikte blaadjes eraf en is je dynamisch statusbord klaar voor een volgend incident.
Voor diegene die meer vertrouwd zijn met een CAN-rapport, kunnen de kolomtitels vervangen/aangevuld worden door/met "Condtions - Actions - Needs".
Gebruik
Vooral tijdens de eerste overlegmomenten van een crisis is er een hoge nood aan overzichtelijke informatie. Op dat ogenblik ligt je focus niet op je hard- en software, misschien is de CP-Ops nog niet operationeel of haperen er apparaten of verbindingen bij de opstart ervan. Deze tool kan je altijd en overal gebruiken.
Dit dynamisch statusbord kan ook gebruikt worden tijdens het verdere overleg als soort van kladversie om dit dan tijdens het individuele moment van de vergadercyclus over te brengen op een whiteboard of te digitaliseren.
Het digitaliseren of delen van dit statusbord kan, net zoals bij het whiteboard, bijvoorbeeld via een foto gebeuren met toepassingen als Whatsapp e.d. .
Proberen maar en deel je ervaringen met zoveel mogelijk collega's.
Vooral tijdens de eerste overlegmomenten van een crisis is er een hoge nood aan overzichtelijke informatie. Op dat ogenblik ligt je focus niet op je hard- en software, misschien is de CP-Ops nog niet operationeel of haperen er apparaten of verbindingen bij de opstart ervan. Deze tool kan je altijd en overal gebruiken.
Dit dynamisch statusbord kan ook gebruikt worden tijdens het verdere overleg als soort van kladversie om dit dan tijdens het individuele moment van de vergadercyclus over te brengen op een whiteboard of te digitaliseren.
Het digitaliseren of delen van dit statusbord kan, net zoals bij het whiteboard, bijvoorbeeld via een foto gebeuren met toepassingen als Whatsapp e.d. .
Proberen maar en deel je ervaringen met zoveel mogelijk collega's.