[Auteur: #Gastblog | Lars Weckhuysen*]
SitRoom is een concept voor een uitgebreid noodplanningsdashboard en wordt ontwikkeld als een "proof of concept". Hierin wordt bekeken wat technisch haalbaar is in de ondersteuning van de ambtenaar noodplanning tijdens een crisissituatie. De functionaliteiten zoals deze vandaag worden aangeboden door OSR worden geïntegreerd in SitRoom maar worden verder uitgebreid. Nu een eerste versie van SitRoom klaar is om te testen worden collega's gezocht die met het dashboard aan de slag willen gaan, bij voorkeur tijdens oefeningen.
Een crisissituatie doet zich steeds onverwacht voor. Op dat ogenblik zal de ambtenaar noodplanning heel wat taken moeten uitvoeren om de (beleids)coördinatie op te starten en te faciliteren. Niet alle collega's kunnen hiervoor beroep doen op ondersteuning, en als deze ondersteuning wel beschikbaar is, kan deze niet steeds onmiddellijk aanwezig zijn. De veelheid aan taken kan opgedeeld worden in hoofdzakelijk 3 types: infrastructuur, beeldvorming en communicatie.
Infrastructuur:
Hieronder vallen het klaarzetten van het CCGEM met het voorzien van projectie, kaartmateriaal, white board, flip over, wifi, verlengsnoeren, koffie, catering...
Beeldvorming:
Het aanmaken van de kaart, het projecteren van een foto van het getroffen gebied, het opstellen van een multidisciplinaire SITREP op white board of in het logboek...
Communicatie:
Oproepen en communicatie via telefoon, gsm, email of logboek met diverse diensten... De ambtenaren noodplanning treden ook vaak op als liaison tussen de hulpverlening en de gemeentelijke diensten waaronder de technische dienst, milieuambtenaar maar zeker ook het PSH-netwerk (voor de zorg aan niet gekwetsten) of het opstarten van een TIC (telefooninformatiecentrum) om er maar enkele te noemen.
Infrastructuur:
Hieronder vallen het klaarzetten van het CCGEM met het voorzien van projectie, kaartmateriaal, white board, flip over, wifi, verlengsnoeren, koffie, catering...
Beeldvorming:
Het aanmaken van de kaart, het projecteren van een foto van het getroffen gebied, het opstellen van een multidisciplinaire SITREP op white board of in het logboek...
Communicatie:
Oproepen en communicatie via telefoon, gsm, email of logboek met diverse diensten... De ambtenaren noodplanning treden ook vaak op als liaison tussen de hulpverlening en de gemeentelijke diensten waaronder de technische dienst, milieuambtenaar maar zeker ook het PSH-netwerk (voor de zorg aan niet gekwetsten) of het opstarten van een TIC (telefooninformatiecentrum) om er maar enkele te noemen.
SitRoom:
SitRoom staat voor een virtuele Situation Room, ofwel een digitaal commandolokaal uitgerust met zoveel mogelijk technologische tools om aan informatiemanagement en crisisbestrijding te doen. Dit virtuele commandolokaal is een desktopapplicatie die de ambtenaar noodplanning zinvolle informatie aanreikt in het chronologisch verloop van de crisis. Deze applicatie is geen wondermiddel dat de ambtenaar noodplanning kan vervangen, het is voornamelijk een assistent die een aantal simpele taken overneemt en organiseert. Zo kan er meer tijd en aandacht gaan naar het bestrijden van de crisis. Ook voor een evaluatie achteraf biedt SitRoom ondersteuning door het afleveren van een samenvattend verslag.
SitRoom is momenteel nog in ontwikkelingsfase. Nochtans zijn er al heel wat basisfuncties bruikbaar:
- Fasering/tijd: Eenmaal op de startknop gedrukt, laat SitRoom de tijd lopen. Elke stap wordt bijgehouden en de chronologie wordt duidelijk weergegeven.
- Basisinfo: Iedereen die het CCGEM binnenkomt, ziet in één oogopslag waarover het gaat en hoe het er voor staat (indien geprojecteerd). De hoofdpagina van SitRoom bevat zo veel mogelijk informatie voor het CCGEM als fysiek mogelijk is om op 1 scherm te bundelen.
- Feiten/problemen/beslissingen: geordend, net zoals op een white board, maar hier wordt er een tijdsstempel bij geplaatst en kan je ze opslaan voor rapportage.
- SitReps: Via tabbladen kan iedere discipline permanent een eigen SitRep bijgehouden. Deze monodisciplinaire SitReps kunnen met een druk op de knop omgezet worden naar een html-string die eenvoudig in een logboek zoals OSR geplaatst kan worden.
- OSR-integratie: Het OSR logboek wordt in het hoofdscherm geïntegreerd zodat het gevolgd kan worden in SitRoom zonder daarnaast een 2° applicatie te starten. Voor ingaven van berichten in OSR is er binnen SitRoom een eigen OSR-tabblad.
- Kaartmateriaal: Tegenwoordig wordt Google Maps regelmatig gebruikt om kaarten van incidenten aan te maken. Dit vanwege zijn gebruiksvriendelijke functionaliteiten. Het Google Maps venster is geïntegreerd in het hoofdscherm maar ook in het eigen tabblad van een discipline te integreren.
- Twitter: Volg snel een bepaalde hashtag in het CCGEM (of CP-Ops). Niet bedoeld voor intensieve analyse, maar wel om snel op te pikken wat er bij de bevolking leeft. Deze functionaliteit kan zeer handige zijn in het begin van een crisis, wanneer discipline 5 nog niet of nog niet volledig operationeel is.
- Commando: In dit tabblad staan alle verantwoordelijken, betrokken bij de incidentenbestrijding, opgesomd. Met een ‘naar OSR’-knop kunnen deze snel gedeeld worden met het OSR-logboek. Zo beschikken actoren op afstand (HC112, CIC, provinciale dienst noodplanning, CGCCR...) over de nominatieve samenstelling van het crisisteam. Dit kan 1 op 1 contacten vereenvoudigen omdat alle betrokkenen weten wie welke taak heeft.
- Meteo: Een eenvoudige KMI-widget is opgenomen op het hoofdscherm, meer omvangrijke info is te verkrijgen via het Meteo-tabblad.
PAPA:
SitRoom heeft ook een "geheim wapen": PAPA staat voor Permanente Analyse voor Pragmatisch Advies. Dit stukje programmatuur zal op basis van bepaalde gegevens, triggers of events, door middel van pop-ups zaken onder de aandacht brengen. Het vuurt als het ware de formele richtlijnen of handige tips af. Zo zal bij het indrukken van de startknop "Gemeentelijke Fase" de vraag op het scherm verschijnen of de nodige instanties verwittigd werden, inclusief een oplijsting van deze instanties. Ook herinnert PAPA er elk uur aan om een SitRep op te stellen en na een bepaalde tijd zal PAPA de ambtenaar noodplanning er attent op maken dat catering voorzien moet worden. Al deze automatische boodschappen kunnen uiteraard eenvoudig weg geklikt worden maar ondertussen werden de aangehaalde thema's wel onder de aandacht gebracht. Dit deelaspect kan een krachtige ondersteuning bieden aan de ambtenaar noodplanning in zijn veelheid aan taken. Het idee achter PAPA is dan ook om minder ervaren collega's te helpen in het uitgebreide takenpakket. De tool zal met deze automatisch gegenereerde aandachtspunten de gebruiker door de crisis loodsen.
SitRoom heeft ook een "geheim wapen": PAPA staat voor Permanente Analyse voor Pragmatisch Advies. Dit stukje programmatuur zal op basis van bepaalde gegevens, triggers of events, door middel van pop-ups zaken onder de aandacht brengen. Het vuurt als het ware de formele richtlijnen of handige tips af. Zo zal bij het indrukken van de startknop "Gemeentelijke Fase" de vraag op het scherm verschijnen of de nodige instanties verwittigd werden, inclusief een oplijsting van deze instanties. Ook herinnert PAPA er elk uur aan om een SitRep op te stellen en na een bepaalde tijd zal PAPA de ambtenaar noodplanning er attent op maken dat catering voorzien moet worden. Al deze automatische boodschappen kunnen uiteraard eenvoudig weg geklikt worden maar ondertussen werden de aangehaalde thema's wel onder de aandacht gebracht. Dit deelaspect kan een krachtige ondersteuning bieden aan de ambtenaar noodplanning in zijn veelheid aan taken. Het idee achter PAPA is dan ook om minder ervaren collega's te helpen in het uitgebreide takenpakket. De tool zal met deze automatisch gegenereerde aandachtspunten de gebruiker door de crisis loodsen.
Toekomst:
Hoewel de basisfunctionaliteiten reeds een meerwaarde kunnen zijn, wordt er eveneens nagedacht over meer verregaande mogelijkheden waaronder: online databanken met datasynchronisatie te linken, om meerdere SitRooms met elkaar te laten communiceren, ingebouwde email/communicatiemogelijkheden in te bouwen of een geïntegreerde Google-Maps-editor toe te voegen.
Dit neemt niet weg dat, na een testperiode, SitRoom een bijzonder nuttig en bruikbaar instrument kan zijn voor rampenbestrijders tijdens een crisis.
SitRoom is een laboratorium om te tonen wat er technisch mogelijk is, zelfs met beperkte middelen. De ervaringen vanuit SitRoom zullen worden meegenomen naar de provinciale werkgroep technologie (provincie Antwerpen) om bestaande of nieuwe systemen te ontwikkelen of te optimaliseren.
Oproep:
Ben je na het lezen van deze introductie over SitRoom geïnteresseerd om aan dit project mee te werken of om het te testen, al dan niet in een oefening, neem dan contact op met de auteur (contactgegevens onderaan deze Blog). Het testen en het geven van feedback over bugs én missende onderdelen helpt de verdere ontwikkeling.
Ben je na het lezen van deze introductie over SitRoom geïnteresseerd om aan dit project mee te werken of om het te testen, al dan niet in een oefening, neem dan contact op met de auteur (contactgegevens onderaan deze Blog). Het testen en het geven van feedback over bugs én missende onderdelen helpt de verdere ontwikkeling.
*Wie is Lars Weckhuysen | |
Functie:
Noodplanning bij de stad Herentals (50%) [sinds 2011]
Consulent brandpreventie hulpverleningszone 5 Kempen (50%) [sinds 2011]
Opleiding:
Post graduaat in het rampenmanagement [Uantwerpen-Campus Vesta | 2012 - ...]
Noodplanning bij de stad Herentals (50%) [sinds 2011]
Consulent brandpreventie hulpverleningszone 5 Kempen (50%) [sinds 2011]
Opleiding:
Post graduaat in het rampenmanagement [Uantwerpen-Campus Vesta | 2012 - ...]