[Auteur: #NIPlab | Steven Vermeeren]
De noodplanningscoördinator vervult steeds meer een liaisonfunctie tussen de disciplines en de gemeente. De inzet blijft dus niet beperkt tot planningswerk en tussenkomst na opschaling. Omdat verschillende actoren de noodplanningscoördinator ook consulteren bij uiteenlopende gebeurtenissen die al dan niet kunnen evolueren naar grootschalige inzet, wordt registreren en delen van ervaringen steeds belangrijker. Enkele recente voorbeelden zijn ondersteuning bij stabiliteitsproblemen bij afbraakwerken, evacuatie van een trein, gedwongen sluiting van een kinderdagverblijf, sanering van een asbest-dak na brand...
Een correcte en bij voorkeur uniforme registratie van de ondernomen acties, na een kleine of grote tussenkomst van de noodplanningscoördinator, zal snel in belang toenemen.
Een correcte en bij voorkeur uniforme registratie van de ondernomen acties, na een kleine of grote tussenkomst van de noodplanningscoördinator, zal snel in belang toenemen.
Rapportage met vele voordelen
Elk incident waar de noodplanningscoördinator bij betrokken wordt genereert heel wat data: gegevens noodzakelijk voor de incidentbestrijding, maar ook nuttige gegevens voor de daaropvolgende nazorg en evaluatie van het incident.
Om deze data uit te zuiveren en te verwerken tot nuttige informatie kan gebruik gemaakt worden van een interventierapport dat standaard bij elke tussenkomst wordt ingevuld. Dit formulier laat toe om reeds tijdens de interventie essentiële gegevens rond, onder meer de aard en locatie van het incident te noteren maar ook naderhand nuttige informatie mbt bijvoorbeeld de oproeper en het tijdstip van oproep te acteren.
Naast informatie in de (na)behandeling van een specifiek incident kan met dit rapport ook een kennisdatabank worden opgebouwd waarnaar bij toekomstige incidenten kan worden teruggegrepen om goede praktijken terug te vinden of eventueel eerder vastgestelde valkuilen te vermijden.
Al deze voordelen van een gestandaardiseerde rapportage kunnen enkel ontstaan wanneer vooraf wordt nagedacht over de inhoud en opbouw van het rapport.
Elk incident waar de noodplanningscoördinator bij betrokken wordt genereert heel wat data: gegevens noodzakelijk voor de incidentbestrijding, maar ook nuttige gegevens voor de daaropvolgende nazorg en evaluatie van het incident.
Om deze data uit te zuiveren en te verwerken tot nuttige informatie kan gebruik gemaakt worden van een interventierapport dat standaard bij elke tussenkomst wordt ingevuld. Dit formulier laat toe om reeds tijdens de interventie essentiële gegevens rond, onder meer de aard en locatie van het incident te noteren maar ook naderhand nuttige informatie mbt bijvoorbeeld de oproeper en het tijdstip van oproep te acteren.
Naast informatie in de (na)behandeling van een specifiek incident kan met dit rapport ook een kennisdatabank worden opgebouwd waarnaar bij toekomstige incidenten kan worden teruggegrepen om goede praktijken terug te vinden of eventueel eerder vastgestelde valkuilen te vermijden.
Al deze voordelen van een gestandaardiseerde rapportage kunnen enkel ontstaan wanneer vooraf wordt nagedacht over de inhoud en opbouw van het rapport.
Interventierapport als checklist tijdens een tussenkomst
Naast het verzamelen van informatie biedt een standaard interventierapport ook een houvast voor de betrokken noodplanningscoördinator tijdens de interventie. Het rapport kan immers ook fungeren als checklist. Het invullen ervan garandeert immers dat alle belangrijke deelaspecten van de incidentbestrijding doorlopen worden. Zo wordt onder andere vermeden dat in het heetst van de strijd bepaalde facetten uit het oog worden verloren en krijgen bepaalde beslissingen en/of acties een duidelijke tijdstempel en eventueel uitvoerder (bv verwittiging van de burgemeester, alarmering van het psychosociaal hulpverleningsnetwerk, het openen van een opvangcentrum, een formele opschaling...).
Hierdoor kunnen ook collega’s met minder ervaring met interventies of incidenten dit rapport als een checklist hanteren.
Naast het verzamelen van informatie biedt een standaard interventierapport ook een houvast voor de betrokken noodplanningscoördinator tijdens de interventie. Het rapport kan immers ook fungeren als checklist. Het invullen ervan garandeert immers dat alle belangrijke deelaspecten van de incidentbestrijding doorlopen worden. Zo wordt onder andere vermeden dat in het heetst van de strijd bepaalde facetten uit het oog worden verloren en krijgen bepaalde beslissingen en/of acties een duidelijke tijdstempel en eventueel uitvoerder (bv verwittiging van de burgemeester, alarmering van het psychosociaal hulpverleningsnetwerk, het openen van een opvangcentrum, een formele opschaling...).
Hierdoor kunnen ook collega’s met minder ervaring met interventies of incidenten dit rapport als een checklist hanteren.
Uniformiteit om trends te vergelijken
Wanneer meerdere collega-noodplanningscoördinatoren met eenzelfde rapportage-formulier aan de slag gaan, ontstaat er een uniformiteit en continuïteit in informatiegaring. Hierdoor vereenvoudigt de latere informatiedeling. Denk maar aan een langdurig incident waarbij noodplanningscoördinatoren elkaar aflossen of wanneer bij verdere opschaling iemand doorschuift naar bijvoorbeeld een provinciaal coördinatie comité (zie ook blog Coumbus-model).
Op lagere termijn wordt het ook mogelijk om uit gelijkaardige rapporten statistieken en trends te halen. Dit kan gaan over diverse aspecten van de inzet: bv de alarmeringsbronnen, aanrijtijden, opschalingstermijnen... Deze kunnen dan bijdragen aan de continue evaluatie en verbetering van het crisisbeheersingsproces. Ook verantwoorden deze data de noodzaak waarom een gemeentebestuur best over een goed opgeleide en ervaren noodplanningscoördinator beschikt.
Wanneer meerdere collega-noodplanningscoördinatoren met eenzelfde rapportage-formulier aan de slag gaan, ontstaat er een uniformiteit en continuïteit in informatiegaring. Hierdoor vereenvoudigt de latere informatiedeling. Denk maar aan een langdurig incident waarbij noodplanningscoördinatoren elkaar aflossen of wanneer bij verdere opschaling iemand doorschuift naar bijvoorbeeld een provinciaal coördinatie comité (zie ook blog Coumbus-model).
Op lagere termijn wordt het ook mogelijk om uit gelijkaardige rapporten statistieken en trends te halen. Dit kan gaan over diverse aspecten van de inzet: bv de alarmeringsbronnen, aanrijtijden, opschalingstermijnen... Deze kunnen dan bijdragen aan de continue evaluatie en verbetering van het crisisbeheersingsproces. Ook verantwoorden deze data de noodzaak waarom een gemeentebestuur best over een goed opgeleide en ervaren noodplanningscoördinator beschikt.
Aanvullende gespecialiseerde fiches
Gezien de specificiteit van bepaalde incidenten wordt gewerkt aan een aantal aanvullende fiches zoals bijvoorbeeld de fiche “stabiliteitsrisico”. Hierop kan de betrokken noodplanningscoördinator aanvullende notities maken, specifiek van toepassing op dit soort incidenten. De aanvullende fiche “stabiliteitsrisico” laat tevens toe om desgevallend te nemen beschermingsmaatregelen, overeengekomen tussen de betrokken actoren (bv private aannemer en betrokken bestuur), ondubbelzinnig te acteren en eventueel d.m.v. handtekening te formaliseren.
Gezien de specificiteit van bepaalde incidenten wordt gewerkt aan een aantal aanvullende fiches zoals bijvoorbeeld de fiche “stabiliteitsrisico”. Hierop kan de betrokken noodplanningscoördinator aanvullende notities maken, specifiek van toepassing op dit soort incidenten. De aanvullende fiche “stabiliteitsrisico” laat tevens toe om desgevallend te nemen beschermingsmaatregelen, overeengekomen tussen de betrokken actoren (bv private aannemer en betrokken bestuur), ondubbelzinnig te acteren en eventueel d.m.v. handtekening te formaliseren.
Besluit:
Een gestandaardiseerd interventie rapportage van de noodplanningscoördinator heeft vele voordelen. Zowel tijdens de tussenkomst, als checklist, als in de nazorg en als informatiedatabank zal het voordeel van een interventierapport snel zichtbaar worden. Zeker wanneer verschillende rapporten van verschillende noodplanningscoördinatoren met elkaar vergeleken worden en er statistieken en trends uit gehaald worden.
Ook zin om als noodplanningscoördinator met een standaardrapport aan de slag te gaan en zo vergelijkingen en statistieken mogelijk te maken? Een mailtje naar de auteur of een van de #NIPlab leden volstaat om het rapport op te vragen.
Een gestandaardiseerd interventie rapportage van de noodplanningscoördinator heeft vele voordelen. Zowel tijdens de tussenkomst, als checklist, als in de nazorg en als informatiedatabank zal het voordeel van een interventierapport snel zichtbaar worden. Zeker wanneer verschillende rapporten van verschillende noodplanningscoördinatoren met elkaar vergeleken worden en er statistieken en trends uit gehaald worden.
Ook zin om als noodplanningscoördinator met een standaardrapport aan de slag te gaan en zo vergelijkingen en statistieken mogelijk te maken? Een mailtje naar de auteur of een van de #NIPlab leden volstaat om het rapport op te vragen.