[Auteur: #NIPlab | Peter Naveau]
Bij het schrijven van de “Ministeriële omzendbrief NPU-1 betreffende de nood- en interventieplannen” wist de wetgever het reeds: "Daar de opdracht van de Dir CP-Ops op zichzelf genomen reeds zeer omvangrijk is …" (NPU-1 - Deel 1.V.A operationele coördinatie)
De ervaring, opgedaan tijdens fasen en gemeentelijke en provinciale rampoefeningen, leert dat de ambtenaar noodplanning, op voorwaarde dat hij of zij goed opgeleid is, heel wat meerwaarde kan creëren als ondersteuning voor de Dir CP-Ops.
Uit de NPU-4
Als de disciplines middelen en handen tekort komen, wordt er opgeschaald. Maar wat als de Dir CP-Ops ondersteuning kan gebruiken?
In de “Ministeriële omzendbrief NPU-4 betreffende de disciplines” lezen we onder andere dat "de CP-Ops bestaat uit de Dir CP-Ops, uit de adviseur belast met het evalueren van de risico’s verbonden aan de interventie, uit een secretaris die onder meer het logboek moet bijhouden en minimaal, uit de directeurs van elke betrokken discipline" (NPU-4 - 3.2.2.2 installatie & uitrusting). In elke CP-Ops moet dus steeds een secretaris aangeduid worden. Nochtans is dit de dag van vandaag eerder de uitzondering dan de regel.
Dezelfde omzendbrief vermeldt tevens dat "een vertegenwoordiger van de geteisterde instelling of onderneming en elke nuttig geachte expert betrokken kunnen worden bij de operationele coördinatie" (NPU-4 - 3.2.2.1 samenstelling, opdrachten & organisatie). Wanneer zich een grootschalig incident of ramp voordoet op het grondgebied van de gemeente, lijkt de ambtenaar noodplanning dan ook de geknipte persoon om als expert van het gemeentelijk grondgebied op te treden. Bovendien is hij/zij opgeleid om vanuit een multidisciplinaire kijk om te gaan met grootschalige incidenten.
Wanneer de Dir CP-Ops zich tijdens een operationele coördinatie laat ondersteunen door de ambtenaar noodplanning kan hij meteen 2 noden invullen: een deel van de administratie delegeren (bijhouden logboek, aanmaken kaart, telefonische verwittigingen uitvoeren...) en expertise mbt het gemeentelijk grondgebied toevoegen aan de CP-Ops.
Mindmap als hulpmiddel
Wanneer de ambtenaar noodplanning optreedt als "secretaris" en "expert gemeentelijk grondgebied" dient hij/zij zich hier uiteraard op voor te bereiden. De opleiding Postgraduaat in het Rampenmangement (module Dir CP-Ops) gaf aanleiding tot het maken van een mindmap om een antwoord te bieden op en structuur te geven aan de vele zaken die moeten gebeuren tijdens een operationele coördinatie. Deze mindmap is dan ook een goede leidraad wanneer de ambtenaar noodplanning in een ondersteunende rol optreedt voor de Dir CP-Ops. Het spreekt voor zich dat deze mindmap, ifv nieuwe inzichten of ontwikkelingen, permanent onderwerp is voor updates. Maar deze niet delen ligt niet in de aard van het #NIPlab.
De functie Dir CP-Ops en de bijhorende aandachtspunten (rechts in de mindmap) werden opgebouwd volgens het IBOBBO-model (zie boek "Help! Een crisis" - Bruelemans, Brugghemans & Van Mechelen - die Keure - 2015).
Een belangrijke opsplitsing die gemaakt wordt bij het IBOBBO-model is het gezamenlijke overleg gedeelte (Beeldvorming-Oordeelvorming-Besluitvorming) versus het individueel gedeelte (Bevelvoering-Opvolging-Informatiegaring). Deze splitsing werd dan ook doorgevoerd in deze aandachtspunten:
- tijdens het aanrijden vorm je al een eerste individuele beeld en kan je al een paar zaken opvolgen
- terreinverkenning = informatiegaring en bijstellen individuele beeldvorming
- 1° gezamenlijk overleg
(In deze fase meestal nog niet in een CP-Ops maar waarschijnlijk in de vorm van motorkapoverleg)- Beeldvorming: van individuele beeldvorming naar gezamenlijke beeldvorming
- Oordeelvorming: knelpunten korte termijn oplossen en vooruitkijken om de crisis voor te geraken
- Besluitvorming: eerste beslissingen (bv organisatie rampterrein)
- 1° individueel deel
- Bevelvoering: taken verdelen - opdrachten geven
- Opvolging: situatierapport geven - opdrachten nakijken/bijsturen
- Informatiegaring: persoonlijke contacten met de betrokken actoren - nieuwe informatie verzamelen voor volgende gezamenlijk overleg
- Deze iteraties herhalen zich met telkens een verfijning/verdieping van elk onderdeel volgens het IBOBBO-model
- Afsluitend nog enkele "andere aandachtspunten" voor de Dir CP-Ops zoals aandacht voor effectgebied en impactgebied ...
mindmap_operationele_coördinatie.pdf |
Besluit
Wanneer de Dir CP-Ops werkt met een adjunct, in de vorm van een secretaris/expert gemeentelijk grondgebied, zoals in de NPU-4 wordt aangemoedigd, krijgt hij meer tijd om aan multidisciplinaire procesbewaking te doen. Wie de Dir CP-Ops aanstelt als adjunct is eigenlijk minder belangrijk, dat deze aangesteld wordt én een multidisciplinaire visie heeft, is dat wel! De ambtenaar noodplanning werkt permanent multidisciplinair om de gemeente voor te bereiden op een grootschalig incident. Hij/zij komt dan ook bij uitstek in aanmerking om de Dir CP-Ops te ondersteunen.
Voorwaarden om als ambtenaar noodplanning deze rol met meerwaarde op te kunnen nemen zijn een goede opleiding, oefenen en nadenken over tools zoals de voorgestelde mindmap.