[Auteur : #NIPlab – Peter Naveau]
Noodplanning en crisisbeheer hebben de weg ingeslagen van de professionalisering: nieuwe inzichten, nieuwe methodieken en nieuwe tools. Kunnen we nog volgen met wat er allemaal op ons af komt? Heeft noodplanning al een antwoord klaar op deze evolutie?
Deels is er al een antwoord gekomen via samenwerkingen tussen gemeenten voor noodplanning. In veel gevallen gaat deze samenwerking echter over het elkaar vervangen bij afwezigheid en in mindere mate (of zelfs niet) over de ondersteuning van elkaar tijdens een incident. Dat laatste, die ondersteuning, is ook niet evident als je daar niet mee vertrouwd bent. Wie kan mij ondersteunen? Wat kunnen we van deze ondersteuning verwachten? Welke taken kunnen we door die ondersteuning laten uitvoeren? Als we dit niet op voorhand overdenken, zal dat tijdens een incident niet aan bod komen of eerder vertragend werken.
Om het begrip ondersteuningsteam tastbaar te maken, proberen we in deze blog het nut van zo’n team te duiden door inzicht te geven hoe zo’n team kan bijdragen aan een crisis.
De basis van deze blog is het eindwerk “Een werkwijze voor een Ondersteuningsteam Crisisbeheer” (Naveau, 2018) dat geschreven werd in het kader van het Postgraduaat Rampenmanagement. In dit eindwerk wordt gezocht naar methodieken bij bestaande ondersteuningsteams, worden er rollen en taken gedefinieerd en wordt er een werkwijze voorgesteld voor een ondersteuningsteam crisisbeheer. Deze werkwijze kan mee geïntegreerd worden in het totale werkproces voor een ondersteuningsteam.
We zetten enkele analyses en resultaten op een rijtje.
We zetten enkele analyses en resultaten op een rijtje.
Organisatiemodel:
Het is natuurlijk belangrijk te weten hoe we een ondersteuningsteam gaan organiseren. Hierbij zijn we uitgegaan van een model waarbij het algemeen beheer bij de federale overheid ligt. Dit algemeen beheer houdt onder andere volgende zaken in: rekrutering van de kandidaten, opleiding en vorming, oefeningen, evaluatie en het voorzien van de nodige middelen hiervoor. Op deze manier krijgen we een uniformiteit in ondersteuning over heel het land.
Het operationeel beheer wordt dan bij de Federale Diensten van de Gouverneur gelegd. Hierdoor wordt de lokale verankering verzekerd die belangrijk is voor de afhandeling van een incident. Dit operationeel beheer bevat de aanvraag van de ondersteuning, het inschatten van de lokale realiteit en de opvolging van het incident.
Tevens is het belangrijk om een soort van basisondersteuning vast te leggen zodat iedereen die ondersteuning vraagt, weet wat er verwacht kan worden. De leden van een ondersteuningsteam moet zich bekwamen in een minimum aan kennis, taken en tools. Op deze manier ban je altijd zeker van het kwaliteitsniveau van de ondersteuner die gestuurd wordt.
Opschalingsmodel:
Het opschalingsmodel dat we binnen het #NIPlab hanteren werd geëxtrapoleerd naar een model dat op federaal niveau te hanteren is. Dit model werd afgetoetst met enkele experten en lichtjes aangepast tot onderstaand model.
Het opschalingsmodel dat we binnen het #NIPlab hanteren werd geëxtrapoleerd naar een model dat op federaal niveau te hanteren is. Dit model werd afgetoetst met enkele experten en lichtjes aangepast tot onderstaand model.
Dit opschalingsmodel geeft een volledige uitrol van een ondersteuningsteam weer. Een volledige uitrol zal in de praktijk zeer weinig voorkomen maar elk onderdeel (per coördinatiecel) kan ook apart geactiveerd worden. Als er ondersteuning nodig is in meerdere coördinatiecellen, zal er synergie zijn tussen de leden van het ondersteuningsteam via de backoffice en de coördinator.
Rollen en taken:
In de analyse zijn we tot de opsomming gekomen van 5 rollen die noodzakelijk zijn om ondersteuning te kunnen aanbieden. Het is echter niet noodzakelijk dat elke rol wordt ingevuld bij elk incident. De 5 rollen zijn:
- Coördinator: stuurt, leidt en coördineert het ondersteuningsteam;
- Beleidsadviseur: geeft advies over beleidscoördinatie, bevolkingszorg en nazorg;
- Informatiemanager: verzamelen, verrijken en delen van informatie;
- Liaison: zorgt voor de informatiedoorstroming;
- Backoffice: voert opdrachten van het team uit achter de schermen.
Het ondersteuningsteam zal vooral volgende taken kunnen aanbieden:
Informatiemanagement komt als meest noodzakelijke taak van een coördinatiestructuur naar voren uit de bevraging. Door de experten wordt aangegeven dat dit hiaat niet is afgedekt in de huidige structuren. Ook de conclusie van de commissie aanslagen is dat informatiemanagement de meest prioritaire taak is. Dit zal dus ook een belangrijks aandachtspunt zijn voor een ondersteuningsteam.
Kennis en tools:
Over welke kennis dient een ondersteuningsteam te beschikken? In de opsomming uit onderstaande grafiek zijn er niet echt uitschieters wat neerkomt dat iedereen een uitgebreide kennis van de noodplanning moet hebben als basis.
Uit de bevraging blijkt dat de top 3 van de tools waarvoor ondersteuning moet aangeboden worden, tools zijn die geïntroduceerd werden door de hogere overheid: Be-Alert, ICMS en Astrid. Ondersteuning beiden bij deze tools zal dus belangrijk zijn.
Mindmap:
Welke tools gaan we gebruiken binnen het team voor een bepaald incident? Welke rolverdeling gaan we toepassen? Met welke taken wordt een lid van het ondersteuningsteam uitgestuurd? Welke onderlinge communicatiekanalen gaan we gebruiken? We kunnen al de mogelijke antwoorden op voorgaande vragen in een mindmap plaatsen. Zo kan je per incident gaan kijken over welke mogelijkheden een ondersteuningsteam beschikt en met wat ze kunnen helpen.
Deze mindmap is een samenvatting van zaken waar je aan moet denken bij de opstart van je team bij een incident.
Werkfiche:
Elke teamlid kan in een bepaalde rol naar een locatie gestuurd worden waar ondersteuning gevraagd wordt. De invulling van de rol kan afhankelijk zijn van de locatie. Een liaison heeft een andere invulling in een CP-Ops dan in een CC-Gem. Of een informatiemanager in een CP-Ops zal andere taken hebben dan in een CC-Prov. De fiches geven per rol op een bepaalde locatie aan wat er van dat teamlid verwacht wordt. Deze fiche is een voortvloeisel uit de mindmap. In de mindmap is de opsomming totaal, in de fiches is er enkel een opsomming specifiek voor die rol op die locatie.
Besluit:
Deze blog geeft een duidelijk zicht op wat een ondersteuningsteam kan aanbieden en hoe het kan bijdragen aan het helpen oplossen van een crisis.
Door een duidelijk werkproces op te maken voor een ondersteuningsteam komen we tot een uniforme manier van ondersteunen en weten we wat er van een ondersteuningsteam kan verwacht worden.
Ondersteuning vragen staat gelijk met vooruitdenkend zijn, kunnen anticiperen en kunnen zien welke gaten er moeten opgevuld worden in een crisissituatie.
Er zijn al enkele bestaande provinciale ondersteuningsteams en er is een ondersteuningsteam in aantocht dat vanuit het crisiscentrum beheerd zal worden.
Aarzel dus niet meer om ze bij te vragen.