[Auteur: #NIPlab | Peter Naveau]
Voor het bijhouden, samenvatten en verspreiden van informatie in en vanuit de CP-Ops of het CC-GEM wordt vaak in de richting van de ambtenaar noodplanning gekeken. In het KB op de Nood- en interventieplanning van 16/02/2006 (art. 30 §1) staat immers dat de ambtenaar noodplanning instaat voor het secretariaat van de veiligheidscel. Hierdoor komt deze taak bij effectieve incidenten ook (wel eens) bij hem/haar terecht.
Het whiteboard is een eenvoudig inzetbaar instrument voor het delen van informatie: alom aanwezig in vergaderlokalen en onmiddellijk gebruiksklaar. De indeling van dit whiteboard overzichtelijk houden, is echter een veel grotere uitdaging.
In aanloop van de jaarlijkse rampoefening op de Campus Vesta, in kader van de opleiding Post Graduaat in het Rampenmanagement (mei 2014), werd binnen het #NIPlab uitgebreid geëxperimenteerd met het gebruik en de indeling van het whiteboard. Er werd een bruikbare methodiek gevonden welke ondertussen reeds meermaals in de praktijk werd toegepast, zowel in oefeningen als bij reële incidenten.
Voor het bijhouden, samenvatten en verspreiden van informatie in en vanuit de CP-Ops of het CC-GEM wordt vaak in de richting van de ambtenaar noodplanning gekeken. In het KB op de Nood- en interventieplanning van 16/02/2006 (art. 30 §1) staat immers dat de ambtenaar noodplanning instaat voor het secretariaat van de veiligheidscel. Hierdoor komt deze taak bij effectieve incidenten ook (wel eens) bij hem/haar terecht.
Het whiteboard is een eenvoudig inzetbaar instrument voor het delen van informatie: alom aanwezig in vergaderlokalen en onmiddellijk gebruiksklaar. De indeling van dit whiteboard overzichtelijk houden, is echter een veel grotere uitdaging.
In aanloop van de jaarlijkse rampoefening op de Campus Vesta, in kader van de opleiding Post Graduaat in het Rampenmanagement (mei 2014), werd binnen het #NIPlab uitgebreid geëxperimenteerd met het gebruik en de indeling van het whiteboard. Er werd een bruikbare methodiek gevonden welke ondertussen reeds meermaals in de praktijk werd toegepast, zowel in oefeningen als bij reële incidenten.
Het gebruik van het whiteboard in de CP-Ops of in het CC-GEM zou als doel moeten hebben om iedereen onmiddellijk een goed overzicht te geven van het incident en het verloop ervan. Dit is belangrijk voor personen die zich later bij een overlegmoment aansluiten of voor vervangers die voor aflos zorgen. Ook zij moeten onmiddellijk een overzicht krijgen op de actuele toestand, liefst zonder het overleg te storen.
Op basis van deze doelstelling en de vraagstelling "welke informatie kan er op een white-board geplaatst worden?" kwam een indeling uit bus die vele crisissituaties aan kan.
Op basis van deze doelstelling en de vraagstelling "welke informatie kan er op een white-board geplaatst worden?" kwam een indeling uit bus die vele crisissituaties aan kan.
Indeling van het whiteboard:
De volgende 5 items horen zeker thuis op het whiteboard:
- Algemene praktische informatie
- Feiten over de crisis
- Genomen beslissingen
- Vragen waarop nog geen antwoord is / TO DO's
- Slachtofferinformatie
In functie van de grootte van het beschikbare whiteboard kunnen de vakken Vragen/TO DO en de slachtofferinformatie overgebracht worden naar een Post-it® Meeting Chart (zie ook hieronder).
Algemene informatie:
Belangrijke praktische informatie die beschikbaar dient te zijn doorheen heel de crisis wordt bij voorkeur gebundeld in een centraal blok bovenaan het whiteboard. Informatie zoals de wifi-code, de multi-disciplinaire gespreksgroep of het telefoonnummer van het CC-GEM horen hier zeker thuis. Iedereen die de CP-Ops of het CC-GEM vervoegt zal deze gegevens nodig hebben.
Feiten:
Alle zaken die vaststaan en weinig of niet meer zullen veranderen gedurende de crisissituatie worden in deze kolom verzameld. Datum, tijd, plaats... zullen niet meer wijzigen. Meteorologische omstandigheden mogelijk wel, maar ook deze horen thuis bij de feiten.
Beslissingen:
De door het overlegorgaan reeds genomen beslissingen zoals het overgaan tot schuilen, evacueren, openen van een opvang centrum... horen hier thuis. Actoren die later toekomen kunnen in één oogopslag zien wat er reeds werd beslist.
Deze genomen beslissingen worden ook overgenomen in het (OSR) logboek van het incident.
Vragen / TO DO:
Alle items waar niet onmiddellijk een antwoord of actie uit voortvloeit, worden hier genoteerd. Deze vragen kunnen vanuit het overlegorgaan komen maar evengoed vanuit de CP-Ops/CC-GEM, het TIC, het OC, de media...
Door deze vragen of nog te ondernemen acties goed bij te houden worden ze niet uit het oog verloren en kunnen ze in het volgende overlegmoment terug besproken worden.
Slachtofferinformatie:
De gegevens in dit vak staan onder de verantwoordelijkheid van de medische discipline (FGI of zijn adjunct in het CC-GEM of DIR-MED in de CP-Ops). Naast het aantal gekwetsten en de ernst van hun kwetsuren is het ook belangrijk om aandacht te besteden aan de niet gekwetsten, waarvoor al dan niet opvang dient voorzien te worden.
Dit luik van het whiteboard kan ook perfect genoteerd worden op een afzonderlijke plaats zoals bijvoorbeeld een Post-it® Meeting Chart.
Belangrijke praktische informatie die beschikbaar dient te zijn doorheen heel de crisis wordt bij voorkeur gebundeld in een centraal blok bovenaan het whiteboard. Informatie zoals de wifi-code, de multi-disciplinaire gespreksgroep of het telefoonnummer van het CC-GEM horen hier zeker thuis. Iedereen die de CP-Ops of het CC-GEM vervoegt zal deze gegevens nodig hebben.
Feiten:
Alle zaken die vaststaan en weinig of niet meer zullen veranderen gedurende de crisissituatie worden in deze kolom verzameld. Datum, tijd, plaats... zullen niet meer wijzigen. Meteorologische omstandigheden mogelijk wel, maar ook deze horen thuis bij de feiten.
Beslissingen:
De door het overlegorgaan reeds genomen beslissingen zoals het overgaan tot schuilen, evacueren, openen van een opvang centrum... horen hier thuis. Actoren die later toekomen kunnen in één oogopslag zien wat er reeds werd beslist.
Deze genomen beslissingen worden ook overgenomen in het (OSR) logboek van het incident.
Vragen / TO DO:
Alle items waar niet onmiddellijk een antwoord of actie uit voortvloeit, worden hier genoteerd. Deze vragen kunnen vanuit het overlegorgaan komen maar evengoed vanuit de CP-Ops/CC-GEM, het TIC, het OC, de media...
Door deze vragen of nog te ondernemen acties goed bij te houden worden ze niet uit het oog verloren en kunnen ze in het volgende overlegmoment terug besproken worden.
Slachtofferinformatie:
De gegevens in dit vak staan onder de verantwoordelijkheid van de medische discipline (FGI of zijn adjunct in het CC-GEM of DIR-MED in de CP-Ops). Naast het aantal gekwetsten en de ernst van hun kwetsuren is het ook belangrijk om aandacht te besteden aan de niet gekwetsten, waarvoor al dan niet opvang dient voorzien te worden.
Dit luik van het whiteboard kan ook perfect genoteerd worden op een afzonderlijke plaats zoals bijvoorbeeld een Post-it® Meeting Chart.
Methodiek:
Het overzichtelijk en consulteerbaar houden van het whiteboard gedurende meerdere opeenvolgende overlegmomenten vraagt bijzondere aandacht. Het whiteboard is immers geen oneindig blad papier en heeft geen geheugen zoals een computertoepassing.
De vakken "Feiten" en "Beslissingen" zijn redelijk statische vakken. De chronologie van de genoteerde zaken is belangrijk voor actoren die later aanschuiven bij het overleg. Alles wat hier genoteerd wordt, dient ook behouden te blijven in functie van het overzicht en de chronologie. Indien deze vakken te vol zouden raken kan een flipchart of een Post-it® Meeting Chart een handige aanvulling zijn.
Het vak "Vragen / TO DO" is continu in evolutie. Sommige antwoorden op vragen kunnen overgebracht worden naar het vak beslissingen; TO DO's werden uitgevoerd en kunnen verwijderd worden en sommige items kunnen geschrapt worden. Dit terwijl er nieuwe vragen of TO DO's bij zullen komen. In deze kolom werken met een zelfklevende Post-it® Meeting Chart geeft het voordeel dat er bij ieder overleg gestart kan worden met een nieuw exemplaar. Zo wordt een overzicht per overlegronde reconstrueerbaar na het incident. Indien niet beschikbaar is het werken met verschillende kleuren van stift, per overlegronde, een alternatief.
Het overzichtelijk en consulteerbaar houden van het whiteboard gedurende meerdere opeenvolgende overlegmomenten vraagt bijzondere aandacht. Het whiteboard is immers geen oneindig blad papier en heeft geen geheugen zoals een computertoepassing.
De vakken "Feiten" en "Beslissingen" zijn redelijk statische vakken. De chronologie van de genoteerde zaken is belangrijk voor actoren die later aanschuiven bij het overleg. Alles wat hier genoteerd wordt, dient ook behouden te blijven in functie van het overzicht en de chronologie. Indien deze vakken te vol zouden raken kan een flipchart of een Post-it® Meeting Chart een handige aanvulling zijn.
Het vak "Vragen / TO DO" is continu in evolutie. Sommige antwoorden op vragen kunnen overgebracht worden naar het vak beslissingen; TO DO's werden uitgevoerd en kunnen verwijderd worden en sommige items kunnen geschrapt worden. Dit terwijl er nieuwe vragen of TO DO's bij zullen komen. In deze kolom werken met een zelfklevende Post-it® Meeting Chart geeft het voordeel dat er bij ieder overleg gestart kan worden met een nieuw exemplaar. Zo wordt een overzicht per overlegronde reconstrueerbaar na het incident. Indien niet beschikbaar is het werken met verschillende kleuren van stift, per overlegronde, een alternatief.
Voor de gebruikers van het OSR logboek is er sinds eind 2014 de mogelijkheid om in het logboek documenten toe te voegen. Dit biedt nieuwe en interessante mogelijkheden om bijvoorbeeld door middel van een foto van het whiteboard de inhoud ervan te delen.
Digitaliseren van het whiteboard:
Het whiteboard zou ook gedigitaliseerd kunnen worden. Dit indien de technische faciliteiten aanwezig zijn. 2 mogelijkheden hiervoor zijn:
- Een spreadsheet projecteren
- Een spreadsheet delen via tools zoals bijvoorbeeld Google Drive (eventueel in combinatie met projecteren)
Een spreadsheet projecteren:
Voordelen: deze tool blijft, net zoals het whiteboard binnen het overlegorgaan met gegevens uit de overlegmomenten.
Nadelen: je bent afhankelijk van hardware zoals een projector en wanneer het een uitgebreide spreadsheet wordt, kan deze mogelijk niet volledig geprojecteerd worden, waardoor het overzicht verloren gaat (en dus ook de doelstelling van een whiteboard).
Een spreadsheet delen via bijvoorbeeld Google Drive:
Voordelen: geen projectie nodig, iedereen kan meelezen en desnoods input leveren. De informatie kan zeer actueel gehouden worden en er is geen beperking om aan te vullen.
Nadeel: Afhankelijkheid van hardware en de gebruikers moeten over een account beschikken waarmee ze op de tool kunnen inloggen.
Besluit:
Om het whiteboard als tool in de CP-Ops of in het CC-GEM efficiënt te gebruiken zijn er een aantal aandachtspunten waarmee best rekening gehouden wordt:
- Er zal een "whiteboard M/V" nodig zijn met kennis van noodplanning. Opgelet: de ervaring leert dat deze taak moeilijk te combineren is met andere taken. Zeker tijdens een overleg dient de M/V aan het white-board de vergadering zeer aandachtig te volgen om de juiste items te weerhouden op het bord.
- Na een overlegmoment kan de whiteboard M/V door middel van een SITREP de gegevens van het whiteboard overbrengen in het (OSR) logboek.
- Een uniforme indeling van het whiteboard maakt het voor actoren eenvoudiger om snel een overzicht op de crisissituatie te krijgen.
Maar het aller belangrijkste: oefen regelmatig met de indeling van het whiteboard op basis van de middelen die lokaal beschikbaar zijn.